『カイゼン』だけでは、大手企業のIT化には絶対に追い付かない。
中小企業には、『カイゼン』とは、ある業務プロセスを仕組みやツールを使ってより効率的にすることと考えている人がいます。
この考え方には、大切な点が隠れてしまっていると当社は考えています。
企業には、いくつもの業務プロセスがあります。その内の１つだけが良くなったといって、会社全体の効率が良くなるわけではないからです。
常に、あるカイゼンが全体のパフォーマンスにどう影響を与えるのか？を考慮する必要があります。
例えば、受注から、生産指示に至るプロセスを考えてみましょう。
この会社では、主要得意先が3社であると仮定します。
3社はそれぞれ大手企業なので、A社はEDIで、B社はWebOrderで、3社はPDF式注文書によって発注されています。
これを個別に受注して、自社の生産設備に製造指示を出すとき、データ形式がバラバラだったらどうしますか？
生産設備も、3社それぞれ用に準備しなければなりません。
これでは、3社の内、1社でも発注が急増したり、その逆に急減すれば、会社はモロに影響を受けます。
生産設備も、3社それぞれ用に準備しなければなりません。
人手に頼った生産指示の場合のイメージ
中小企業にはベテランがいて、柔軟な指示ができている場合が多い。しかし、それでは限界があります。
データベースを一元化した場合
大手企業と同じアプローチをしても資本・人材層の面で不利な立場にあるのが中小企業です。
むしろ中小企業の『得意技』である、最前線の仕事をIT化することを考えるべきです。
企業の受注・生産状況データを『見える化』して、衆知を集める工夫が私達の考えるソリューションなのです。
定型業務をソフトウェアで、ロボットのように自動化する
企業には、実に様々な業務がありますが、中には『非常に重要で、特定の担当者が必ず欠かさず行う業務』があります。
例えば、主要得意先企業が、自社WEBサイトから発注を行うようなEDIのような場合、自社としては、必ず、そのWEBサイトに
ログインし、受注データをダウンロードしなければなりません。大変重要なプロセスです。
しかし、そのWEBサイトにログインして、特定のデータをダウンロードするのであれば、全くの定型業務なので、ロボットに
やらせてしまえば良い、と考える方々もおります。
この考え方は、Robotic Process Automation(RPA)と呼ばれております。
当社では、ダウンロードしただけでは大した改善につながらない、と考え、そのデータを分解して、例えば受注データから
必要な発注データのもとを作成したり、それらのデータをメールに添付して、自動的に送信したりと、複数の業務を
まとめてロボット化するというシステムに取り組んでいます。
自社の発注業務をIT化し、仕入先のIT化にも貢献できる『お互い様』の解決策
中小企業といっても、20-30社程度の仕入先との取引はあるものです。
大手企業は、EDIやWebOrder/MailOrderなどのIT化を進めていますが、自社の場合の発注業務はどうですか？
未だに、注文書を印字して、相手先にFAXする会社がほとんどです。
仕入先側も、受けたFAXの上に、回答納期を上書きして発注元にFAX返信する。これを社員がファイルに綴じる。
いつまでこのような非効率な業務を続けるつもりなのですか？
WEB発注管理は、『現状をあまり変えたくない現場の声』にも対応しています。
まず、発注伝票入力ですが、これは全く現在のままです。変更しません。
しかし、変更になるのは、これ以降です。
まず、注文データはクラウド・データセンターに自動送信され、仕入先側には、注文メールが届きます。
仕入先側の担当者がこの注文メールを開封すると、注文データURLがあるので、これをクリックして、データセンターに接続します。
ここで、初めて、PDF化された注文書と、注文データCSVファイルをダウンロードできます。
回答納期は、このデータセンターから行います。ダウンロードしたこと、回答納期は、発注側担当者にメールで伝わる仕組みです。
Web Order Systemのイメージ
PDF注文書には、QRコードが印字してあり、これを添付してもらいます。この程度はお願いしましょう。
納品受け入れの現場では、このQRコードをスキャンして、即座に仕入計上し、発注残を減らします。
納品物の受入検査業務は、数10％アップします。
今やIT機器の主役は、パソコンからスマホに移った時代。IOTの流れに乗り遅れないために。
誰でもが持っているスマホ。個人用がほとんどですが、これは業務の現場に使って業務改革ができます。
スマホの良いとことは何でしょうか？
どこへでも持っていけるモビリティーと、パソコンと比べれば圧倒的に安いコストパフォーマンスです。
反対に、現場へ導入する際の不安な点は何でしょうか？
社員が勝手に電話をしないか、ゲームをダウンロードしたりしないか、LINEしたりしないか。。。。ですね。
でもこの不安をなくして、メリットを受ける方法があるんです。
それは、WiFi専用端末として使うことです。つまり電話の契約をしないのです。SIMフリーで構わないのです。
しかも中古のスマホでも十分使えますので、パソコン1台を買う場合に比べれば、3-4台は購入できます。
ソリューションのポイントは、スマホの使い途なのです。
自社製品をネット通販で販売したい。
しかし、自社でネット通販システムを構築・運用は技術的に無理がある。
Webマーケティング専門業者に委託しようとするが、売上が激増する訳でもなく、コストがリターンに合わない。
自社内に生産・在庫管理システムはあるが、これとWeb通販ショップをつなげればよいのか分からない。。。
オンラインショップを開設したい気持ちはあるが、とてもコストはかけられない。
そのような会社の場合、オンラインショップを代行運営してもらいコストを下げる一方、
自社システムとのデータ連携機能だけを開発するというソリューションがあります。
この方法であれば、オンラインショップからの注文が、自社の受注データとして自動的に計上されますので、
自社のリアルショップでの売上に加えて、24HオープンのWebショップが加わり、コストをかけずに売上を増やすことができます。
弊社は、オンラインショップのシステムを有しています。貴社向けにWebデザイン制作＋商品情報データ登録を実施、
貴社の運営代行を行います。コストは低価格です。
一方、貴社の販売/在庫管理システム向けに、データ連携機能のソフトウェアを開発します。
受注データ更新機能があれば、Web通販での受注データは、自動的にバック業務システムに更新されるという仕組みです。
それが『Web通販とバック業務システム連携というSolution』なのです。
ホームページを開設後の話です。
ホームページは、企業の基本的な情報を掲載しています。ですから、常に、最新、かつ、正確な情報の記載が必要です。
特に、会社の役員情報、資本金、採用条件の明細などは、更新頻度も高いので、常に実行したいというニーズはあります。
しかし、正確な情報を、タイムリーに、アップデートすることに手間取っている企業、放りっぱなしの企業は多くあります。
なぜきちんと更新できないのでしょうか？
それは、総務部の担当者が直接HTMLを作成する技術はないので、ホームページ制作会社に依頼するしか手段はないのですが、このやり取りに、時間と労力がとられることが原因です。
1.WEB制作会社の担当者との打ち合わせの段取り
2.見積書をやり取りしたりと時間と労力がかかる。
3.発注後、WEB制作会社が更新完了するまでに日数がかかる。
4.出来上がると請求書が来てコストがかかり、また、微修正にも日数がかかる。
このような理由から、気づいてみると長い間更新されないまま、また担当者も変わったりとホームページが荒れたままになるのです。
このような心配・不安をなくし、自社の情報は、自社で管理できるようにするシステム
それが『コンテンツマネジメントシステム』なのです。
コンテンツ・マネジメント・システムの導入イメージ
更新対象を1.会社概要、2.お知らせニュース、3.採用に絞り、低料金で自社サイトを自分で更新できる仕組みです。
高額なCMSシステムは不要。コンテンツ制作会社へ毎回変更費用を支払う必要もこれでなくなります。
全社を管理可能なシステムを構築したいというニーズは常にあります。
しかし、ERPパッケージを導入すると、本当にソリューションとなるのでしょうか？
私達は多くの中小企業を見てきて、『No』だと思います。
理由は簡単です。ERPパッケージでは、通常の場合、財務会計モジュールを中心に導入されます。
アメリカ・ヨーローッパでは、企業M&Aが活発です。グローバル化が進む中で、この動きが加速しました。
しかし、日本の中小企業の良いところは、独特の工夫を凝らした『職人的業務』が進んでいることです。
他の企業がすぐには真似できないことを、人的にやれるところに強さがあるのです。
単なるIT化という観点からは、このことは不利に働きます。だから中小企業のIT化はなかなか進まないのです。
そこで、私達は、『企業が最も得意とする業務をシステム化し、給与計算や、経理にはデータ連携で進める。』
スタイルを提案します。
